생산적인 회의를 창출하라

어떤 기업의 정확한 평가를 하기 위해서는 회의에 참석하는 것만큼 효과적인 방법은 없다. 회의는 기업의 운명을 좌우하는 핵심으로 기업의 문화를 집약한 것이기 때문이다.

국내 기업들의 회의 스타일은 강력한 카리스마를 바탕으로 회의를 이끌어가는 반면, 서구 주요국가 지도자들은 활발한 토론을 유도하는 방식을 취한다. 케네디 대통령은 친구들끼리 활발한 토론을 하듯 장관들이 제멋대로 앉아서 정책을 결정하도록 했다. 레이건 대통령은 농담을 던져 긴장되기 쉬운 분위기를 바꾸어놓았다. GE는 창의적인 아이디어를 위해 편안한 복장을 권하고 있으며, LG 전자는 회의 자료를 1시간 전에 공유하고, 회의시간 1시간 이내로 하며, 회의가 끝난 후 결과를 1시간 이내에 공유하자는 ‘111’ 캠페인을 펼치고 있다.

삼성 직원들은 10시면 사무집기가 없는 빈 공간에 모여 커피를 마시면서 자유로운 대화를 나눈다. 일종의 ‘커피 브레이크’가 주요한 의사를 결정하는 회의가 된 것이다. 꼭 회의는 어떤 형식을 갖춰야한다는 고정관념에 사로 잡혀 있을 필요는 없다. 그리고 회의할 때 회의 진행을 담당하는 한명의 리더를 제외하고는 모두 동등한 의견을 제시할 수 있는 팀원으로 봐야한다. 경직된 조직에는 경직된 회의만 진행될 뿐이다. 대우자동차를 인수한 GM이 경직된 대우자동차의 회의문화를 바꾸기 위해 제일 먼저 도입한 것은 ‘크로스 미팅’이다. 임원은 임원끼리, 직원은 직원끼리 회의를 하는 것이 아니라 회의에 참석한 모든 사람이 직급에 관계없이 터놓고 대화할 수 있도록 만든 것이다.

회의문화 혁명

기업들은 회의를 통해 창조적인 결론에 도달하기를 원한다. 팀장 역시 마찬가지다. 팀의 성과를 높여주는 회의를 원하는 것은 자명하다. 창조적이며 생산적인 회의가 되기 위해서는 논리보다는 새로운 아이디어 발상에 초점을 두어야 한다. 의견을 공유하는 과정에서 주관과 객관은 명확히 구분하게 해야 한다. 그래야 회의의 경제성을 높일 수 있다. 회의시작은 가벼운 것부터 시작해 참석자들의 입을 열게 만들어야 하지만, 회의를 마칠 때에는 반드시 중요도가 높은 것부터 결정한 다음 끝내야 한다. 생산적인 회의가 되기 위해서는 여러 가지 조건이 있지만, 세 가지가 가장 중요한 핵심이다. 첫째 확실한 주제선택, 둘째 정해진 회의시간, 셋째 필요한 인원만 참석 등이다. 이 외에 다양한 조건들이 있지만, 나머지 부분은 자신이 속해있는 조직의 특성을 고려해 추가하거나 빼는 것이 좋다.

생산적인 회의를 위한 3가지 방법.

첫째, 확실한 회의 주제를 선택한다. “이번 회의의 주제는 ◎◎입니다.” 주제를 가지고 이야기를 시작하고, 결론을 맺는다. 가령 결론이 맺어지지 않더라도 회의주제에 대해 진척사항을 정리한 후 다음 회의가 진행될 때 정리된 부분 이후부터 회의를 시작하면 된다. 이렇게 하지 않고, 정확한 회의 주제 없이 여러 안건을 한꺼번에 말하기 시작한다면, 결국엔 의견을 말하는 자리로 마감될 것이다. 회의 시작 전 회의 주제를 공지하고, 회의에 참석하는 팀원들이 주제를 숙지하고 모인다면 효과적인 시간을 만들 수 있을 것이다.회의 리더는 회의참여자의 두뇌활용을 극대화해 시너지 효과가 나오도록 해야 한다. 먼저 쉽게 얻을 수 있는 테마를 설정하고 회의를 활성화하는 것이 중요하다. 이때 회의리더는 자신의 생각과 타인의 생각이 교류할 수 있는 공동의 토양을 마련하는 것이 매우 중요하다.

둘째, 회의 일정을 공지한 후 정해진 시간에 끝내자. 할 일은 쌓여 있는데, 팀장이 갑작스레 회의를 공지하면 그 결과는 불 보듯 뻔한 결과를 초래한다. 일단 회의내용을 공지하면서 시작시간과 종료시간을 공지하자. 팀원 역시 회의에 들어갈 시간에 맞춰 일을 진행할 것이고, 끝나는 시간에 맞춰 다른 미팅약속을 잡을 것이다. 아직 문제가 해결되지 않았더라도 제시간에 시작해 시간에 맞춰 끝내 보자. 정해진 시간에 해결이 안 된 안건이 시간이 길어진다고 해서 결코 해결책을 찾으리라는 법은 없다.만약 장시간의 회의를 했음에도 별다른 아이디어가 도출되지 않았다면 모든 것이 리더의 책임이다. 회의리더는 회의주제 설정, 자리 배치, 참여인원, 시간조정, 문서공유 등 회의에 관련된 모든 것을 세심하게 고민하고 참석자를 배려해야 한다.

셋째, 오늘 안건에 필요한 인원만 참석하라. 한 팀에서 업무를 하고 있지만, 팀원 개개인의 업무와 역할은 나누어져 있다. 팀 전체가 참여해서 해결할 문제가 아니라면 필요한 인원만 참석시켜 진행해야 한다. 회의는 양방향으로 의사가 교환이 되어야 효과가 있다. 업무와 관련 없는 직원의 경우 의욕이 있을 리 만무하다. 의욕을 가지고 회의에 참석할 인원으로 회의를 진행하는 것이 좋다.
- Beyond Promise 7월호 (이석재 한국진단컨설팅센터 대표)